Datenschutzhinweise für Mandanten
Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte
Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der
Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Mit diesen Datenschutzhinweisen informiere ich Sie, meine Mandanten, gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch mich sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden soweit erforderlich aktualisiert und unter http://www.notar-baetzgen.com//index.php/datenschutz.html veröffentlicht. Dort finden Sie auch meine Datenschutzhinweise für Besucher meiner Webseite.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlicher bin ich, Notar Dr. Oliver Baetzgen, Regentenstraße 43 in 41061 Mönchengladbach, Telefon 02161/56785-0,E-Mail: mail@notar-baetzgen.de
Die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist die LDI NRW, Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4 in 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211 38424-0; Fax: 0211 38424-10; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Weitere Informationen finden sie unter www.ldi.nrw.de
Ich habe für mein Notarbüro einen Datenschutzbeauftragten bestellt:GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH, Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti, Körnerstraße 45 in 58095 Hagen
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Ich verarbeite Daten, die ich aus der Amts - bzw. Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalte. Die Daten erhalte ich regelmäßig direkt von Ihnen, z. B. im Rahmen eines Vertragsschlusses oder Auftragserteilung. Zum Teil werden mir diese aber auch von anderen Beteiligten des notariell zu betreuenden Rechtsgeschäfts (z.B. Verkäufer übermittelt auch die Käuferdaten) oder von Ihnen beauftragten bzw. mandatierten Dritten (z.B. Maklern, Rechtsanwälten, Steuerberatern, Kreditinstituten) übermittelt. Ferner verarbeite ich personenbezogene Daten, die ich aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Grundbuch, Vorsorgeregister, Testamentsregister, Handels-, Partnerschafts- und Vereinsregister, Unternehmensregister und vergleichbare Register) entnehme.
Konkret verarbeite ich folgende Daten:
- Daten zur Person (z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Steueridentifikationsnummer, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Geburtsregisternummer),
- Daten zur Kontaktaufnahme (z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse),
- Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Vertrags (z. B. Vertragsgegenstand, Zahlungsart und - weise)
- in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Prüfung und Dokumentation Ihrer Geschäfts- und Testierfähigkeit benötigt werden,
- in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.
3. Wofür verarbeite ich Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Im Nachfolgenden informiere ich Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage ich Ihre Daten verarbeite.
Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).
Ihre Daten werden auf dieser Grundlage verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten und den für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Vorschriften (die sich in erster Linie aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben) durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen.
Teilweise findet die Verarbeitung aber auch auf Basis einer der folgenden gesetzlichen Grundlagen statt:
- Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben(Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO);Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie mir gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Der Widerruf wirkt nur für zukünftige Verarbeitungen.
- die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
- die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt (Art. 6 1 lit. c DSGVO); hier kommen insbesondere Verpflichtungen nach den einschlägigen Steuergesetzen, insbesondere nach dem Grunderwerbsteuergesetz, dem Erbschaftsteuer- und Schenkungssteuergesetz und dem Geldwäschegesetz, aber auch nach den für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Vorschriften (die insbesondere in der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz enthalten sind) in Betracht.Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten. Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.
- die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichenoder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Datenerfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4. Wer bekommt meine Daten?
Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten. Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn eine Rechtsgrundlage dies gestattet oder mich im Einzelfall dazu verpflichtet.
Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften und Offenlegung persönlicher Daten an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde (zuständiges Landgericht) im Rahmen gesetzlicher Vorgaben (etwa gesetzlich vorgesehener Amts- und Kostenprüfungen) verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Innerhalb meines Hauses erhalten diejenigen Mitarbeiter/ Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung meiner vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Alle meine Mitarbeiter habe ich zur besonderen berufsrechtlichen Verschwiegenheit verpflichtet. Mitarbeiter, die gegen diese besondere Verschwiegenheitsverpflichtung verstoßen, machen sich in der Regel strafbar.
Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:
- von mir eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für mich verarbeiten; mit externen Dienstleistern oder Auftragsverarbeitern habe ich entsprechende Verschwiegenheits- vereinbarungen zu Ihrem Schutz im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen abgeschlossen.
- öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung – siehe dazu sogleich - sowie
- sonstige Stellen, für die Sie mir Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
Bitte beachten Sie auch, dass Notare zahlreichen gesetzlichen Anzeigepflichten unterliegen und daher verpflichtet sind, auch persönliche Daten gegenüber Dritten, insbesondere Behörden, offenzulegen. Solche Anzeigepflichten können in Abhängigkeit von der jeweils beauftragen notariellen Dienstleistung etwa gegenüber dem Finanzamt (insbesondere nach dem Grunderwerbsteuergesetz bei Grundstücksübertragungen und nach dem Erbschaftssteuer- und Schenkungssteuergesetz) dem Jugendamt (insbesondere bei einer Sorgerechtserklärung) und dem Standesamt (insbesondere bei der Anerkennung einer Vaterschaft) bestehen. Daneben zu nennen sind auch Anzeigepflichten nach dem Körperschaftsteuergesetz im Kapitalgesellschaftsrecht (Gründung AG/GmbH, Geschäftsanteilsübertragungen und Kapitalmaßnahmen), sowie - bei Grundstückskäufen - Anzeigepflichten gegenüber dem zuständigen Gutachterausschuss. Des Weiteren bestehen Mitteilungs- bzw. Weitergabeverpflichtungen gegenüber öffentlichen Registern wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichten wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder sonstigen Behörden.
Über die Einzelheiten bzw. die konkreten Verpflichtungen zur Weitergabe ihrer Daten im Einzelfall werden Sie anlässlich jeder notariellen Beurkundung/Beglaubigung gesondert informiert.
Ferner werde ich im Rahmen der Abwicklung von notariellen Dienstleistungen von
den Urkundsbeteiligten regelmäßig angewiesen, Erklärungen Dritter (z.B. von Banken,
WEG-Verwaltern, Vorkaufsberechtigten und den Gerichten, etwa für Apostillen oder
gerichtliche Genehmigungen) einzuholen und Dokumente an Dritte zu übermitteln (z.B. Grundbuchamt und Handelsregister, Nachlassgericht, Zentrales Vorsorge- und Testamentsregister oder Berater). Auch in diesem Zusammenhang werden Daten an Dritte weitergegeben.
5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeite ich Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer meiner Geschäftsbeziehung, was auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags umfasst. Darüber hinaus unterliege ich verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation kann bis zu 100 Jahre betragen.
Im Einzelnen gilt was folgt:
Nach § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
- Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre,
- Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
- Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre;
der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.
6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Ich übermittle Ihre Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) nur, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich – etwa, weil ein Vertragsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist - oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie mir Ihre Einwilligung erteilt haben.
7. Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in seiner ab dem 25. Mai 2018 gültigen Fassung), auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG).
8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung bzw. meiner amtlichen Tätigkeit müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung bzw. die Durchführung der amtlichen Tätigkeit erforderlich sind oder zu deren Erhebung ich gesetzlich verpflichtet bin. Ohne diese Daten werde ich in der Regel meine amtliche Tätigkeit ablehnen müssen oder eine übernommene amtliche Tätigkeit nicht mehr fortsetzen können und ggf. beenden müssen.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutze ich grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollte ich diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werde ich Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
10. Welche Widerspruchsrechte habe ich? (Art. 21 DS-GVO)
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werde ich Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, ich könnte zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
